ＩＴ武装戦略の着眼点

セミナーで「使えるＩＴツール」として、お伝えしているおススメサービスに、「チャットワーク」（http://www.chatwork.com/ja/）があります。どんなツールかというと、「ビジネス版のLINE」をイメージされると良いと思います。

現在は業務にＩＴが欠かせない時代であり、大企業もチャットを社内コミュニケーションに取り入れています。若者世代は、スマホで同僚とチャットによるコミュニケーションを取っており、メールを使えない人もいるそうです。

「チャットワークは、セキュリティ面で大丈夫ですか？」
セミナー参加者から質問がありました。これは当然のことですが、業務で利用するツールなので情報漏洩などの安全面が心配となります。

質問の回答は、「銀行レベルのセキュリティ水準を満たしており、安全です」となります。情報管理体制の構築やセキュリティ監査など、様々な角度から細心の注意を払ってサービスを運営しているからです。

そのレベルは、大企業や官公庁も導入できるセキュリティ水準を満たしています。

インターネットを使ったサービスの中には、通信途中で第三者に盗み見られ改ざんされる可能性があるものがあります。しかしチャットワークでは、通信のすべてをＳＳＬ※を用いてデータを暗号化してあるので、第三者が内容を確認することができません。

※ＳＳＬとは・・・
Secure Socket Layerの略で、オンライン決済をおこなうWebページなどでも広く用いられている、通信内容を暗号化して盗み見や改ざんを防止する仕組みです。

その他にも、大手セキュリティ会社等も登録している国際規格 ISO27001(ISMS)認証を取得し、厳格なセキュリティ基準に則って運用をおこなっております。また、チャットワークのプログラム構造等にセキュリティの問題がないかを社内外で定期的に監査をおこなっています。

サーバーの監視は24時間体制でおこない、異常を検知した場合はすぐにシステム担当者へ通知されます。

これほど安全で、効率の良いコミュニケーションツールはありませんので、是非とも使って頂きたいので、活用事例をお伝えしていきます。

事例①：ネット上に会議室をもてる！
チャットワーク導入における一番のメリットは、インターネット上にオープンな会議室をもてることです。設定した複数人のメンバーでチャットができる、グループチャット機能によるもので、より効率的にコミュニケーションが取れます。

事例②：社内にスキルを蓄積するノウハウ共有チャット
社内外で受けた研修から得たノウハウやメソッドは、ノウハウ共有のグループチャット上にシェアしていきます。
これからの時代は、自分の学んできたことをいかに分かりやすく社内で共有し、使えるノウハウとして落し込めるかが、組織としての戦力強化に重要となります。

事例③：個々の仕事を「見える化」する日報チャット！
個人の「報・連・相」には重要な内容が含まれているにも関わらず、組織としてその情報を共有し、活かすことが出来ていない場合が少なくありません。例えば、上役にしか報告していない、誰かにしか連絡をしていない、といった場合です。

チャットを日報にして、上手に活用することで、個人のもつ情報を組織で活かすことが可能となります。

事例④：お客様の声を集める、専用チャット！
せっかく頂いたお客様からの「喜びの声」や、大切な「クレーム」を一部の部署や課内だけの共有で済ませてしますのはもったいないことです。

「お客様の声」を全社的に共有し、その喜びや今後の対応等を全員で分かち合うことを目的としたチャットを作成して活用すべきです。

事例⑤：社外コンサルティングチャット！
これは困りごとチャットの社外版として、イメージしてください。財務や会計、弁護士やコンサルタントなどの外部専門家と顧問契約している場合、その担当者を中心としたグループチャットをつくることで、社内での困りごとや解決策、人材育成を加速させる使い方ができます。

これを機にチャットワークを導入して、チャットで済ませることができコミュニケーションと、対面を優先するコミュニケーションを明確にして、社内の全員が、有意義に時間を使うことができる組織運営を確立すべきです！